La planificación constituye la primera tarea
de la administración empresarial y es una actividad fundamental
en cualquier empresa.
Cualquier organización deberá comenzar por saber
qué es lo que quiere, cómo va a hacerlo,
quién es el responsable de llevarlo a cabo
y con qué medios puede contar,
Gracias a la planificación se minimiza el riesgo,
se aprovecha mejor las oportunidades y se detectan las posibles amenazas
a los objetivos y actividades de la empresa.
Planificar consiste en la elaboración
de un documento al que denominamos plan,
en el que se dan respuestas a tres cuestiones fundamentales.
¿Qué se va a hacer?
¿Cómo debe hacerse?
¿Y quién tiene la responsabilidad de hacerlo?
A través de esta función se diseña el futuro,
dejando constancia escrita de dicho diseño, de tal forma
que guíe el comportamiento de los integrantes de la organización
y procurando que dicho futuro se desarrolle no arbitrariamente,
sino en la forma planificada.
El plan cuenta con una serie de elementos.
El primer elemento es la misión o propósito.
Hacen referencia a las metas fundamentales
perseguidas por la empresa.
Constituye la razón de ser de una organización.
Un ejemplo de misión puede ser la venta de viajes,
alojamiento de huéspedes, traslado de viajeros.
El segundo elemento son los objetivos.
Los objetivos son los resultados que debe lograr la empresa.
Las empresas suelen perseguir más de un objetivo.
Están los objetivos principales o generales
y los subordinados.
Las características que deben tener los objetivos son las siguientes.
Deben ser realistas, deben jerarquizarse,
deben ser conocidos por todos,
deben ser cuantificables o verificables.
Por ejemplo, el objetivo de una empresa de transportes
puede ser la venta de billetes,
pero no tiene por qué ser el único y se complementa con la maximización
de beneficio, reducción de costes,
incremento de la calidad, etcétera.
El tercer elemento hace referencia a las estrategias.
Una vez determinados
y jerarquizados los objetivos que se pretenden alcanzar,
es necesario establecer las estrategias.
La estrategia va a marcar los grandes objetivos o fines
de la organización,
consiguiendo una clara ventaja competitiva para la empresa.
Por ejemplo, si el objetivo de una compañía aérea
es mantener una posición de liderazgo en la industria de la aviación,
las estrategias a seguir podrían ser garantizar la presencia
en los principales mercados a escala mundial.
El cuarto elemento son las políticas.
Las políticas son principios generales
que guían la toma de decisiones con el fin
de que los administradores alcancen los objetivos de la empresa.
Deben tener una cierta flexibilidad,
ya que interpretan las ideas fundamentales de los administradores
para que sirvan de guía a las acciones que deben realizarse
para conseguir los objetivos deseados.
Por ejemplo, la política de un hotel podría
ser la de conseguir menos clientes pero con un poder adquisitivo mayor.
El quinto elemento son los procedimientos.
El procedimiento describe los pasos que han de darse para la realización
de una determinada actividad.
Son el cómo hacer de una empresa.
El incluirlos en los planes evita a los administradores
los problemas de decidir y plantear de nuevo cómo ejecutarse
o tramitarse una determinada actividad.
El sexto elemento son las reglas.
Las reglas se consideran una norma que permite
o no hacer una determinada acción.
Son imperativas y no dejan hueco a la interpretación personal.
Es fácil confundirla con los procedimientos,
pero la diferencia entre ellos es que la regla
no especifica un orden de tiempo y el procedimiento sí.
Por ejemplo, en este establecimiento no está permitido fumar.
Es una regla.
Obliga al cumplimiento y, como se puede observar,
esta regla no forma parte de ningún procedimiento.
El séptimo elemento son los programas.
Los programas son planes específicos diseñados para alcanzar un objetivo
determinado e incluyen un conjunto de metas, objetivos, políticas,
procedimientos y reglas con ese fin.
Los programas se pueden confundir con los planes,
pero los programas persiguen objetivos más concretos
que los planes.
Por ejemplo, una agencia de viajes puede establecer un plan
diseñado para conseguir un incremento de las ventas que puede descomponerse
en dos programas.
Uno dirigido a la formación de personal de la agencia
y otro dirigido a una mayor promoción de la agencia.
El octavo elemento son los presupuestos.
Los presupuestos son la cuantificación del plan,
es decir, la expresión numérica y financiera
de un plan estratégico u operativo.
Constituyen una herramienta clave para la gestión y el control,
ya que detallan los rendimientos esperados y los costes previstos,
permitiendo prever y proyectar los resultados de las actividades
planificadas en el futuro.
Los presupuestos ayudan a establecer metas financieras claras,
fomentan la coordinación entre departamentos o áreas,
reducen la incertidumbre al prever los posibles escenarios futuros
y sirven como guía para el uso eficiente
de los recursos.
Hemos definido la planificación como un proceso que consiste
en la elaboración de un plan.
Por eso, es importante estudiar también las etapas que forman parte
de este proceso de planificación.
Son ocho.
La primera etapa es el análisis de la situación.
Se trata de analizar el entorno en el que se desenvuelve la empresa
con el fin de detectar las oportunidades futuras,
saber dónde se encuentran y encontrar los puntos fuertes y débiles
de la organización.
El establecimiento de objetivos factibles
dependerá en gran medida de este análisis.
La segunda etapa es el establecimiento de objetivos.
Consiste en determinar tanto los objetivos generales,
aquellos que afectan a la totalidad de la empresa,
como los subordinados,
aquellos que afectan a cada departamento, sección o área
de la empresa.
Ambos tienen que estar interrelacionados,
pues los objetivos de cada nivel se constituyen en un medio
para alcanzar objetivos de niveles superiores.
La tercera etapa es el establecimiento de premisas.
Consiste en establecer pronósticos o suposiciones
sobre determinadas variables del entorno, tanto interno como externo,
en el que habrá de desenvolverse la empresa.
Hay que poner de manifiesto que todas las variables que influyen en el plan
no son controlables por la empresa.
En la práctica, el establecimiento de premisas
se limita a aquellas suposiciones que son críticas o estratégicas
para el plan.
Esto quiere decir aquellas que tienen una mayor influencia.
La cuarta etapa se basa en la determinación de líneas
alternativas de actuación.
Esta fase consiste en encontrar varias alternativas o caminos
que se consideren más adecuadas para alcanzar los objetivos
propuestos.
La quinta etapa se centra en la evaluación
de las líneas alternativas de actuación.
En esta fase se evaluarán las distintas alternativas
que se pusieron de manifiesto en la etapa anterior,
analizando los puntos débiles y fuertes de cada una de ellas.
La sexta etapa es la elección de una línea de actuación.
Después de haber realizado la cuarta y quinta etapa,
hay que elegir la línea de acción más adecuada.
El plan en esta fase está listo para ser ejecutado.
La séptima etapa es la elaboración de planes derivados.
El plan resultante
de la etapa anterior es el básico o general,
por lo que es necesario el establecimiento de planes
derivados que sustenten al anterior.
La octava etapa es la presupuestación.
La fase final en el proceso de planificación
es la cuantificación del plan,
esto es, la elaboración del presupuesto.
El presupuesto se convierte en una herramienta de control
al permitirnos medir el avance del plan.
En resumen, la ejecución de los planes
debe ser controlada periódicamente y detectar las posibles desviaciones
producidas en lo planificado
y presupuestado.
También hay que tener en cuenta que los planes han de ser flexibles
y adaptarse, si las circunstancias lo requieren,
a los cambios que se produzcan en la realidad.