Bienvenidos a nuestro podcast de hoy sobre la gestión del protocolo
en grandes eventos.
Un espacio donde exploramos la importancia del protocolo
y el ceremonial en el contexto de los grandes eventos.
Donde hablaremos de aspectos generales
dentro de un ámbito tan específico cuando se desarrollan estos eventos.
Para comprender la importancia
de la gestión del protocolo en este ámbito,
hoy tenemos con nosotros a Dolores del Mar Sánchez,
Marta Pulido, Julio Panizo y quien les habla, José Manuel Mesa.
¡Comenzamos!
Para empezar, definamos brevemente qué es el protocolo
en los grandes eventos, cuál es su finalidad principal
y por qué es tan relevante en el ámbito público.
Así es.
Hoy vamos a hablar sobre cómo funciona el protocolo,
qué papel juega en los grandes eventos
y la importancia que tiene la gestión profesional
desde el punto de vista del protocolo para garantizar que la ejecución
de estos eventos se lleve a cabo de forma correcta y profesional.
Así que, si alguna vez se han preguntado qué hay
detrás de estos grandes eventos y actos bien organizados
y ejecutados, o cómo se lleva a cabo la producción desde el punto de vista
protocolario, este es vuestro podcast.
Para ello, debemos abordar una primera cuestión.
¿Qué es el protocolo en grandes eventos?
Ya hemos señalado en otros episodios que el protocolo
es el conjunto de normas que regulan de forma solemne
los actos, ya sean públicos
o privados.
Hablamos, por tanto,
entre otros aspectos de precedencia, presidencias,
turnos de intervenciones y distintos aspectos formales
con relación a quienes participan en ellos,
en un contexto que implica una participación multitudinaria
de autoridades e invitados.
Efectivamente, Marta.
No es solo una cuestión de precedencia y presidencias.
En eventos o actos de carácter internacional,
entregas de premios,
galas de distinto tipo o actos empresariales o deportivos,
el protocolo se convierte en el marco que permite
que todo se lleve a cabo de forma organizada,
formal y atendiendo a distintos aspectos,
como dependiendo del evento y el lugar donde se lleva a cabo.
Sus costumbres y tradiciones y desarrollándose con fluidez
y respeto.
Se trata de asegurar que cada detalle esté acorde a las normas
cuando hay asistentes de diferentes países o culturas.
Y en grandes eventos,
donde hay muchos asistentes y distintos aspectos a coordinar
y organizar desde el punto de vista protocolario,
¿qué marca la diferencia entre un evento de éxito
y otro mal organizado?
Para lo cual es muy importante delimitar el tipo de evento o acto
que se organiza, su contexto y finalidad.
Además, el protocolo también ayuda
a proyectar la imagen que la administración, institución,
entidad o empresa quiere dar con su producción y ejecución.
Y es que el protocolo en grandes eventos
también incluye cuestiones de seguridad,
tiempos exactos para su ejecución, preparación de los espacios
donde se van a desarrollar las secuencias protocolizadas,
el uso de los símbolos dependiendo,
todo ello, del tipo de actos o eventos,
así como la necesidad de que se utilicen o no.
Todo ello es necesario para respetar el carácter que se le quiere dar
a un acto, dar a sus características organizativas
por ser un gran evento.
Con todo lo que se ha señalado hasta ahora, es importante delimitar
cómo se planifica la gestión del protocolo en este tipo de actos
o eventos.
Y ahora que sabemos qué es el protocolo en estos eventos,
vamos a hablar sobre su planificación.
Porque claro, el trabajo de protocolo no comienza el día del evento,
sino semanas
o incluso meses antes.
Por tanto, existe previamente una amplia y detallada preparación
y organización.
El equipo de protocolo tiene que estudiar
y programar previamente todos los detalles
y posibles incidencias.
Por ejemplo, invitados, precedencias, presidencias,
costumbres del lugar donde se ejecuta el evento,
la utilización de espacios, aforo, etcétera.
Efectivamente.
La planificación incluye desde la disposición de los asientos
hasta la revisión y los tiempos de los discursos,
la precedencia de quienes participan en el desarrollo del acto
y de quienes solo asisten al mismo.
En esta etapa organizativa se establecen los necesarios
cronogramas de protocolo en donde se detallan los horarios
y la secuencia protocolaria que se va a seguir durante todo el evento.
Y hay que pensar en todo.
¿Dónde se colocará la mesa principal?
¿Y el atril?
¿Cómo se dará la bienvenida?
¿Quién recibe a quién?
Incluso se crean planes alternativos en caso de que algo falle.
Esta preparación minuciosa ayuda a evitar sorpresas de último minuto,
algo que es fundamental en los grandes eventos.
De ahí la importancia de la ejecución del acto
o el evento, el día en cuestión,
y su coordinación protocolaria durante el desarrollo del mismo.
Una vez que llega el día, el equipo de protocolo
tiene todo ya planificado.
La coordinación entre los responsables de protocolo,
el equipo de logística, los técnicos y el personal de comunicación
y de seguridad es clave en el estricto desarrollo de este.
En este punto,
el equipo debe supervisar la llegada de los invitados,
asegurarse de que cada uno esté en el lugar correcto
y de que el acto o ceremonia a desarrollar.
En el gran evento, sígalo establecido en el programa
y conforme al cronograma dispuesto.
Y es en este momento de ejecución donde todo el trabajo previo cobra
sentido.
Un buen responsable y equipo de protocolo es capaz
de anticiparse a posibles problemas y a situaciones sobrevenidas antes
o durante el desarrollo de grandes eventos,
buscando situaciones alternativas y planes B. Por ejemplo,
si un invitado a autoridad importante
llega tarde o si ocurre algún imprevisto,
los responsables deben saber cómo solucionar esta incidencia
para evitar que se altere lo programado.
La capacidad de adaptación y la rapidez de respuesta
y soluciones son fundamentales para el buen fin del evento
o del acto.
Es interesante tener en cuenta la importancia de ese momento
y todo lo que se ha programado y establecido,
teniendo en cuenta todo tipo de aspectos
como la etiqueta, los turnos de intervenciones,
los saludos, la existencia de líneas de saludo,
la precedencia en la entrega de distinciones o premios,
siguiendo siempre el cronograma preestablecido.
También hay que destacar en la organización
de grandes eventos internacionales
que la multiculturalidad es su característica fundamental
y con la asistencia de autoridades e invitados de distintos países
y culturas es donde la importancia del protocolo se convierte
en una pieza esencial del desarrollo de estos actos o eventos
al confluir distintas culturas y costumbres.
En todo caso, los responsables y su equipo de protocolo deben prever
todas las características de los invitados
o, en su caso, de las delegaciones participantes,
para que la gestión protocolaria no lleve a malentendidos
y todo se desarrolle con una forma correcta y formal.
Con ello, evitamos que incida de forma negativa
en la ejecución del gran acto o evento.
Efectivamente,
en estos casos es fundamental conocer todos los detalles de los invitados
y las autoridades que están presentes, sus costumbres,
el trato informal o formal que se les va a dar,
la tipología de los saludos y hasta los colores o símbolos
que pueden considerarse ofensivos.
Los responsables de protocolo deben asegurarse
de que el evento respete las tradiciones de cada invitado
para evitar malentendidos.
Un ejemplo recurrente y clásico
es el de las comidas oficiales, formales o informales,
en donde ha de tenerse en cuenta todo lo que has comentado, Marta.
En ciertos países, algunos alimentos o bebidas
pueden estar prohibidos por la religión o por la costumbre,
y los organizadores deben conocer y respetar estos detalles.
También es importante el lugar donde han
de ir colocados los símbolos en caso de hacer uso de ellos,
como son las banderas o los himnos de cada país en un acto oficial.
Además, hay que tener en cuenta que otra función importante
del protocolo es reforzar la imagen de la empresa o institución
que organiza el evento, es decir, su marca.
Un evento bien organizado proyecta profesionalidad y respeto
por los asistentes,
lo que mejora la reputación de quien lo organiza.
Sea una institución o sea una empresa.
Además, debemos señalar la importancia en el desarrollo
de estos grandes eventos y su gestión protocolaria,
ya que implica la gestión de la imagen pública
que las instituciones, las entidades públicas
y privadas pretenden proyectar al organizarlos.
Además, confluyen finalidades distintas
como son la reputación institucional o empresarial,
la promoción turística, social, económica o cultural,
reforzando, por tanto, la comunicación externa
de quien organiza y ejecuta el gran evento o acto,
Un evento bien organizado y ejecutado crea valor
y proyecta profesionalismo y respeto por los asistentes,
lo que mejora la reputación de quien lo organiza.
Exacto.
El protocolo puede ayudar a transmitir los valores
de una institución, administración o empresa.
Por ejemplo, si se organiza un evento benéfico,
el protocolo puede crear un ambiente solidario
y de empatía con lo que se pretende proyectar con el acto.
En un evento institucional de carácter oficial,
proyectamos solemnidad y formalidad respecto a los valores
de la institución, Por tanto, el protocolo,
además de norma, también es comunicación.
Y es por eso por lo que los grandes eventos,
con una buena organización y ejecución en cuanto al protocolo
y su gestión, tienen un impacto positivo
en la percepción pública.
Los invitados se sienten respetados y valorados,
y eso genera una buena imagen.
De ahí la importancia de la organización
de grandes eventos, ya sean de ejecución corta
o prolongada y de la coordinación con el Departamento de Comunicación
y Relaciones Públicas.
Es importantísimo establecer lo que el acto
o el evento quiere comunicar desde el punto de vista
de la imagen pública.
Bueno, ya hemos hablado mucho sobre la gestión del protocolo
en grandes eventos.
Destacando que se trata de una tarea compleja
por la gestión de numerosos detalles
y muy importante para el éxito de cualquier acto
en el que los departamentos de protocolo trabajan de forma eficaz
para que todo salga perfecto para que cada persona
esté en su lugar se sienta respetada
y para que el evento sea un reflejo de la marca de quien lo organiza ".
Gracias por acompañarnos hoy en este podcast de Protocolear.
Nos despedimos con la satisfacción de haberos acercado
a la gestión del protocolo en los grandes eventos.
Esto ha sido todo por hoy.
Nos vemos en nuestro próximo podcast.